こんにちは！
フリーランスでマーケティングの仕事をしている「いが」です。
当サイトにお越しいただき、ありがとうございます。
・話がわかりにくいと言われる
・言いたいことが相手に伝わらない
・周りに「仕事ができない人」だと思われている
こんなお悩みを解決するのにぴったりなのが、PREP（プレップ）法という文法です。
PREP法は、相手に情報をわかりやすく伝えられる文章構成。マスターすれば、職場でのコミュニケーションがスムーズに。
報告も営業もプレゼンもスルッとうまくいき、「この人、仕事できるな～！」と周りからも認めてもらえます。
今回は、そんなPREP法の概要・メリット・例文を紹介。
・わかりやすく説明するのが本当に苦手…
・仕事で成功したい
・周りの人から認められたい
そんな方はぜひご一読ください！
PREP法とは
そもそもPREP法とは、次のような順番で情報を伝える文章構成です。
・Point（結論）
・Reason（理由）
・Exaple（具体例）
・Point（結論）
はじめに結論を伝え、その結論を導き出した理由・具体例に触れた後、最後に改めて結論を伝える、という流れです。
英単語の頭文字から「PREP」という名前がついています。
相手に情報をわかりやすく伝えることに長けた文章構成のため、「簡潔さ」「わかりやすさ」が重視されるビジネスの場面で重宝されています。
PREP法を使うメリット
PREP法を活用すると、ビジネスシーンで様々なメリットがあります。
内容が伝わりやすくなる
PREP法を取り入れると、自分の話が相手の頭にスッと入りやすくなります。
情報過多な社会に生きる現代人は多くの人がせっかち。
結論をはじめに伝えずに「～ということがあって」「ああで、こうで」と事情をいろいろ話してから結論を伝えようとすると、
と相手は考え続けることになります。
相手は考えながらあなたの話を聞いているので、話を聞いているように見えて、内容はほぼ頭に残っていません。
こうした場面でPREP法を活かすと、相手の様子は変わります。
・結論を知った上で、余計なことを考えずに話を聞いてくれる
・その後に続く理由→具体例→結論もスムーズに理解してくれる
など、あなたの話を難なく受け入れてくれるようになります。
やり取りがスムーズになる
PREP法を活用すると、無駄なコミュニケーションコストを減らせます。
話がスムーズに伝わり、疑問点も発生せず、必要最低限のコミュニケーションで済むためです。
一方、PREP法を使わず、取り留めもなく説明してしまうと、相手になかなか話が伝わりにくいという事態に。
といったやり取りが発生し、同じ話に時間を費やしてしまうことも。
こうした時間のロスは積み重なると他の仕事にも影響してきます。
日々のコミュニケーションにPREP法を導入すると、時間の有効活用にもつながるというわけです。
話に説得力が生まれる
PREP法を活かすと、自分の話に納得感を持ってもらえるというメリットも。
PREP法は、
結論→理由→具体例→結論
という順で論理的に伝えていくため、相手に一つずつ納得しながら話を聞いてもらえて、
説得力が増すのです。
また、最後に結論をもう一度伝えることで、「だから、この結論なんだ！」と強く印象づけることもできます。
PREP法の例文
「上司への報告」を例に、「PREP法を使わない場合」「PREP法を使って改善した場合」の2つの例文を紹介します。
だらだら続くLINEのよう。PREP法を使わないパターン
PREP法を使わずに、ただ思いつくままに話してしまうと、いつまでも終わらないLINEのラリーのように時間を失ってしまいます。
ビジネスシーンでは友人とのお喋りとは違い、「簡潔に」「素早く」「わかりやすく」伝わることが大切。
- 言いたいことが相手にいつまでも伝わらない
- 相手にも考えさせる手間を与えてしまう
などは望ましくないので、こうしたやり取りはPREP法を意識してシンプルにまとめていきましょう。
あふれ出るシゴデキ感。PREP法を使ったパターン
■結論
Aプロジェクトについて取引先とミーティングした内容を報告します。
結論から申し上げますと、プロジェクトは基本的には予定通りですが、一部タスクに遅れが発生しています。
■理由
理由は、協力会社からの納品が遅れているためです。
■具体例
B～Cのタスクのみ、予定より3日遅れる見込みです。
■結論
そこで、影響が出そうな工期の見直しや、他の作業の前倒しなどが必要と考えています。調整案をまとめましたので、ご覧いただけますでしょうか。
PREP法を取り入れて伝えると、聞き手は、
「今、そういう状況なんだ」
「こういう理由で、その状況に至っているんだ」
と、情報を順番に把握し、スムーズに理解できます。
無駄なコミュニケーションによるタイムロスもなくなるため、仕事の進捗もスピーディーになっていくでしょう。
まとめ：「結論から言うと」を口癖にしよう
今回はPREP法の概要・メリット・例文を紹介しました。
伝わりやすい順番で情報を伝えられる文章構成なので、PREP法を取り入れるとわかりやすく話せるようになります。
情報をわかりやすく伝えられると、上司や同僚、取引先とのコミュニケーションが劇的にスムーズになり、仕事もうまくいきます。
実際、ビジネスが上手な人は、PREP法を意識して話をしています。
PREP法はビジネスがうまくいく魔法の文章構成といえるでしょう。
PREP法を習慣づけるには、「結論から言うと」という言葉から会話を始めること。
このフレーズがつけば、おのずと結論から伝えざるをえません。
結論から伝えることをぜひ習慣づけて、あなたのビジネスに役立ててください。
ちなみに…
この記事の構成もPREP法でまとめているんです。気づきましたか？
ここまでお読みいただき、ありがとうございました！
